Autotask e-mailnotificatie voor bijna-verlopende taken

Je kent het wel: een taak met deadline 16:00 uur, en pas om 15:58 opent de engineer de taakdetails. De klant belt. De stress loopt op. En jij denkt: “Waarom krijgen ze geen waarschuwing voordat dit misgaat?” Goed nieuws: je kunt in Autotask een automation bouwen die precies dat doet. Een notificatie via e-mail, automatisch gestuurd naar de engineer wanneer een taak bijna verloopt.

Herkenbaar MSP-leed: als e-mail de enige alert is

Veel MSP’s gebruiken Autotask nog alsof het een betere versie van Outlook is. Taken staan erin, maar notificaties zijn afhankelijk van toeval: of iemand zijn mailbox leest. Of dat iemand toevallig het tabblad open heeft. Terwijl je juist een PSA gebruikt om dat risico te elimineren.

Waar je zit in het MSP Maturity Model

Dit gedrag wijst op een maturityniveau tussen 1 en 2 binnen de pijlers Organisation en Data Driven. Je laat toe dat werkplanning afhankelijk blijft van persoonlijke discipline, in plaats van systemen die gedrag afdwingen. Daardoor zijn je processen reactief, je data onbetrouwbaar en je klanttevredenheid grillig.

Zo automatiseer je tijdige waarschuwingen in Autotask

Met een Time-Based Workflow Rule op de taak of ticket niveau kun je een automatische e-mailnotificatie instellen voor bijna-verlopende items. De engineer krijgt dan bijvoorbeeld 2 uur voor de deadline een e-mail.

Instellen van een automatische notificatie voor bijna-verlopende taken:

1. Ga naar Admin > Workflow Rules > New Workflow Rule
2. Tab General:
   • Entity: Task
   • Time-Based: Ending in 2 hours
   • Condition: Status not equal to Complete
3. Tab Notifications:
   • Vink aan: Assigned Resources en Primary Resource
   • Kies een notification template
   • Vink aan: Create note from notification content
     • Zo wordt de waarschuwing automatisch bewaard in de taaknotities, wat je helpt richting ISO 27001-aantoonbaarheid op het vlak van incidentdetectie (A.5.24 en A.7.8).

Belangrijk: deze automation werkt op basis van time based events. Wil je nog meer in controle zijn, kijk dan eens naar tools zoals Proxuma of lees onze andere artikelen.

Praktische hack:

Voeg op het engineer-dashboard een widget toe met filter Tasks due in < 4 hours AND Status not Complete. Daarmee worden urgente taken altijd bovenaan weergegeven, ook zonder mail.

Hulp nodig met de inrichting of wil je écht data driven gaan werken?

Dxfferent helpt MSP’s om Autotask slim te configureren, KPI’s te visualiseren en blinde vlekken in je operatie zichtbaar te maken. We zorgen dat je dashboard geen museum is, maar een stuurcabine.

Plan een sessie en laat Autotask eindelijk voor je werken.