Factureren zonder stress? Begin bij je dashboard, niet bij je factuur

Een MSP besloot recent al hun facturatie onder te brengen in Autotask. Goede stap. Tot de eerste facturen eruit moesten. Toen werd alles ineens zichtbaar: te weinig geregistreerde uren, werk buiten contracten, UDF’s die niets zeggen. Autotask liegt niet. En dat is even slikken.

Engineers hebben een hekel aan timesheets. En dat is oké.

Laten we eerlijk zijn: engineers zijn dol op scriptjes, automatisering, fixen. Maar uren registreren? Liever niet. Toch wil je als MSP aantoonbaar zijn. Voor je klant. Voor je SLA. Voor ISO. Voor NIS2. En dus moeten die uren erin. Niet omdat het moet van finance, maar omdat het je brandstof is. Geen uren = geen factuur = geen MSP.

Zoals Jasper zegt: “Dxfferent is het voertuig naar jullie geluk, maar zonder brandstof blijft ‘ie stilstaan.” En tot we in een alles-inclusief-abonnementswalhalla leven, zijn uren die brandstof.

Wekelijks ritme = minder stress

Wachten tot het eind van de maand om alles recht te trekken is vragen om ellende. Een volwassen MSP bouwt ritme in. Wekelijks. Of dagelijks. Maar begin bij realistisch: elke week. En ja, je kunt submitten verplichten, maar het echte werk zit in dagelijks managen. De leidinggevende moet niet wachten tot maandag, maar elke dag feedback geven. Hoe eerder je bijstuurt, hoe beter je data. En hoe rustiger je maandafsluiting.

Concreet ritme, werkbaar bij MSP’s tot 30 man:

• Elke dag: Uren direct boeken, uiterlijk einde werkdag.
• Maandag voor 10:00: Medewerkers submitten hun timesheets.
• Maandag en dinsdag: Leidinggevenden controleren op compleetheid en juistheid.
• Woensdag / donderdag: Uitzonderingen en afwijkingen worden uitgezocht, uren goedgekeurd.
• Donderdag einde dag: Definitieve goedkeuring.
• Vrijdag: Finance/management controleert dashboards, bereidt facturatie voor. Geen verrassingen, geen factuurvragen.

Wil je nog minder factuurgedoe en meer eigenaarschap? Laat sales of management de factuur preview controleren. Klopt iets niet? Gewoon unposten, fixen, klaar. Tot ~30 medewerkers werkt dit perfect met korte lijnen.

Het allesziende dashboard

Gebruik hiervoor de juiste widgets. Zoals:

• Pending Billing Items – filter op Type: Labour, en Item Date tot vandaag.
• Work Entries zonder Contract – filter: Contract = Empty.
• Custom UDF’s zoals “Contractcontrole nodig” of “Salesoverleg vereist” – gekoppeld aan slimme widgets.
• En: check je CI’s, contractstructuur en exclusions. Zonder een goede basis inrichting blijven dezelfde “fouten” terugkomen.

Dxfferent-hack: Gebruik het Approve & Post-dashboard

Richt per afdeling of divisoin je eigen facturatieflow in. Focus op uren zonder contract, afwijkende Worktypes, en tickets met foutieve rollen. Dit leggen we voor onze klanten vaak vast in een helder, doorklikbaar en overzichtelijk processenoverzicht.

Wil je ook trends zien in je factureerbare uren en omzet? Met Power BI rapporten maak je patronen zichtbaar die in Autotask dashboards verborgen blijven.