Bulk Service Updater Autotask

Autotask: Prijzen van bestaande contracten in bulk wijzigen

Met de inflatie van de afgelopen jaren kunnen de kosten van je diensten onverwacht en snel stijgen. Om je winstmarges te behouden, wil je misschien de prijzen van je diensten (voor bepaalde klanten) verhogen.

In Autotask kan een service deel uitmaken van tientallen, zo niet honderden, actieve terugkerende contracten voor verschillende klanten. Wanneer je de kosten of prijzen van een service in de prijslijst aanpast, worden deze alleen bijgewerkt voor nieuwe contracten. Dit betekent dat prijzen voor bestaande contracten handmatig moeten worden aangepast, wat een enorm tijdrovend proces is. De bulk service updater biedt hier vanaf nu een oplossing voor!

Wat kan de bulk service updater?

Met de bulk service updater kun je in één keer meerdere services in bestaande contracten bijwerken. Een batch bestaat uit één of meer services die gekoppeld zijn aan verschillende contracten of klanten en die tegelijkertijd worden aangepast.

Wat je kunt doen:

• Selecteer specifieke contracten en organisaties: kies in welke contracten de prijzen worden aangepast, in plaats van alle toekomstige contracten te beïnvloeden, zoals normaal het geval is via het Autotask-menu.
• Zowel de inkoop- als verkoopprijzen aanpassen:
  • Stel een specifieke inkoop- of verkoopprijs in.
  • Verhoog de inkoop- of verkoopprijs met een bepaald bedrag of percentage.
  • Rond prijzen af op de dichtstbijzijnde stap.
  • De marge in tact houden wanneer je de inkoopprijs aanpast.
• Datum instellen: kies vanaf wanneer de nieuwe prijzen ingaan.

Dit geeft je veel flexibiliteit om snel in te spelen op veranderingen in de markt.

Autotask Bulk Service updater handleiding

Stap 1: zorg dat je de juiste rechten hebt. Je dient je security level aan te passen en het volgende vinkje aan te zetten: Can access Bulk Service Updater

Stap 2: ga naar Hoofdmenu > Contracts > Bulk Service Updater:

Stap 3: klik op + New Batch Update

Stap 4: selecteer de juiste Effective Date en Filter(s).

• De effective date is de datum waarop de wijziging actief dient te worden.
• Je kan filteren op Company, Contract en Service, waardoor je heel gericht kan selecteren welke prijzen aangepast dienen te worden. Als het niet in één filter te vangen is, kan je het beste meerdere batches aanmaken.
• Door de filters te gebruiken kan je contracten welke een uitzonderingspositie hebben (bijv. speciale prijsafspraken) er uit filteren.
• Deze module laat alléén actieve services/contracten zien (tip: controleer de verloopdatum van de service/contract als je iets niet kan vinden).

Stap 5: selecteer uit de resultaten welke services je daadwerkelijk wilt wijzigen en klik op Updates.

Stap 6: selecteer de service en geef vervolgens aan wat voor type update er doorgevoerd dient te worden en met welke waarde.

• Zoals je kan zien zijn er verschillende updates mogelijk: zowel inkoop- als verkoopprijs.
• Vervolgens aangeven of je een vast bedrag wilt invoeren (to amount)

In onderstaand voorbeeld zie je dat het ingevoerde getal ook de daadwerkelijke prijs wordt:

• Of je de prijs met een bepaald bedrag wilt verhogen (by amount)

In onderstaand voorbeeld zie je dat de prijs met het ingevoerde getal wordt verhoogd:

• Of dat je de prijs met een bepaald percentage wilt verhogen (by percent %)

In onderstaand voorbeeld zie je dat de prijs met een het ingevoerde getal als percentage wordt verhoogd:

• Klik op Add Rounding om de bedragen af te ronden.
  • Je kan zelf kiezen op welk niveau je wilt afronden (van 0.05 tot 100)
  • En het type afronding:
    • No rounding: geen afronding
    • Standard voor normale afronding: 4 of lager naar beneden, 5 en hoger omhoog
    • Round up om omhoog af te ronden
• Klik op Add Markup Preservation om bij het verhogen van de inkoopprijs een bepaalde marge naar de verkoopprijs vast te houden.
  • Markup preservation kan alleen gebruikt worden wanneer je géén specifieke verkoopprijs meegeeft (dus alleen de inkoopprijs wijzigt) en is altijd gebaseerd op de inkoopprijs welke je via de Bulk Service Updater (deze tool) meegeeft.
  • Je hebt de volgende opties:
    • None; hierbij wordt de verkoopprijs niet aangepast
    • Based on amount; hierbij wordt de marge gelijk gehouden gebaseerd op het getal waarmee de inkoopprijs gewijzigd is (dus €5 duurdere inkoopprijs = €5 duurdere verkoopprijs);
    • Based on percent; hierbij wordt de marge gelijk gehouden gebaseerd op het percentage waarmee de inkoopprijs verhoogd is (dus 5% hogere inkoopprijs = 5% hogere verkoopprijs).

• Kijk onder het kopje Preview of alles klopt en klik vervolgens op Review om naar het volgende scherm te gaan.

Stap 7: Controleer of de gemaakte wijzigingen kloppen

• Op deze pagina zie je zowel de huidige als de nieuwe in- en verkoopprijs en kan je vervolgens ook aangeven of de wijziging toegepast dient te worden. Als dit niet zo is, vink dan het vakje onder Excluded aan om de regel uit te sluiten van de wijziging.

• Klik vervolgens op Confirm & Process.
  • Let op: dit kan niet ongedaan gemaakt worden, dus zorg dat je alle wijzigingen goed gecontroleerd hebt.

Stap 8: monitor de status van de wijzigingen

• Je ziet nu de status van de wijziging:
  • Pending; het item wordt nog niet verwerkt, en staat in de wachtrij.
  • Excluded; het item is handmatig door jou uitgesloten.
  • Auto-Excluded; het item wordt al in een andere batch verwerkt en is daarom automatisch uitgesloten in deze batch.
  • Processing; het item wordt momenteel verwerkt en de volgende velden in het contract zijn tijdelijk vergrendeld:
    • Price
    • Cost
    • Margin
    • Discount
    • Let op: verwijderen van de service uit het contract is tijdens de verwerking nog steeds mogelijk.
  • Complete; de updates zijn succesvol toegepast. Er wordt een notitie toegevoegd aan elk contract met:
    • Het batch-ID
    • De naam van de batchmaker
    • De aangebrachte wijzigingen
  • Failed; de update van dit item is mislukt. Dit komt zelden voor en wordt meestal veroorzaakt door een netwerk- of databasefout. In de kolom Failure/Exclusions Reason wordt een foutmelding weergegeven. Probeer de update opnieuw uit te voeren.

• Als deze op Pending staat kan je onder aan het scherm op Close klikken om het venster te sluiten. Je gaat nu terug naar het overzicht van alle batches, en kan hier de status van de gehele batch monitoren. Door op het nummer van de Batch ID te klikken kan je de batch weer openen om de details van de batch te bekijken.

Bulk Service Updater v.s. Projecten en Planning in Autotask

Met deze nieuwste update van Autotask kun je snel services updaten, maar dit is slechts een klein onderdeel van je dagelijkse werzaamheden. Specifiek voor contracten zijn er nog veel meer dingen mogelijk met bijvoorbeeld de PSA Toolbox van Applicationlink.

Dagelijks kost planning van tickets, taken en projecten in Autotask je waarschijnlijk nog (veel) meer werk. Hiervoor kan ik je zeker tippen om eens te kijken naar Proxuma. Waar ze al het plannen en managen van projecten hebben geoptimaliseerd en veel efficienty en inzage brengen is er sinds deze maand ook een nieuwe feature gereleased voor het bulkeditten van projecten in Autotask.